PromoMats – Une nouvelle base documentaire commune est opérationnelle !

Mais à quoi sert PromoMats ?

PromoMats est l’outil désormais utilisé pour la revue, validation, gestion et archivage des supports promotionnels et non promotionnels portant sur nos produits (médicaments, dispositifs médicaux, compléments alimentaires) dans toutes les filiales du groupe Mayoly. Ce système centralisé permet de garantir la conformité réglementaire, d’assurer la traçabilité de nos documents et de simplifier la collaboration entre les équipes du global et des pays.
Cette nouvelle base remplace l’ancien système (CoManDo, côté Ipsen CHC), avec un objectif clair : harmoniser les outils et renforcer la sécurité documentaire, notamment grâce à une infrastructure qualifiée GxP.

Les activités concernées

Rédaction, validation et archivage des documents promotionnels(brochures, visuels, claims produits, etc.)
Revue et approbation des documents non-promotionnels (documents médicaux, réglementaires, techniques)
Utilisation quotidienne par les équipes Marketing, Médicales, Réglementaires et Qualité, ainsi que les équipes locales en filiales

Un projet collectif ambitieux

Cette migration a nécessité l’implication de nombreuses équipes : IT, métiers, qualité, réglementaire, etc.
Voici quelques étapes clés franchies :

Définition d’une feuille de route claire (mapping des données, transformation, enrichissement)
Campagnes de tests rigoureuses pour garantir la fiabilité de la migration
Qualification GxP complète de l’environnement cible
Mise en production de l’outil le 16 juin 2024, suivie d’une migration des données ICHC réalisée progressivement, puis finalisée le 11 avril 2025pour l’ensemble des pays.

Et maintenant ?

Nous entrons dans une phase de stabilisation de la solution, en lien avec notre partenaire Ennov, avec des ajustements fonctionnels et techniques à venir. Vos retours utilisateurs sont les bienvenus pour continuer à améliorer l’expérience.