Dans le cadre de nos efforts visant à simplifier les processus financiers et à accroître la responsabilité et l’agilité, nous avons modifié les seuils d’approbation des demandes d’achat (workflow).
Le nouveau diagramme à 5 seuils est disponible ici : Cliquez ici pour le consulter.
Date de candidature
Ce changement sera effectif à compter du 5 mars, pour toutes les nouvelles demandes initiées dans l’ERP AX2012 pour les entités concernées. Les demandes initiées avant ce changement conserveront l’ancien circuit de validation jusqu’au stade de la commande. Pas de changement sous K2 ou SAP.
Règles à respecter
Engagement de l’entreprise
- Il est strictement interdit d’engager la société autrement qu’en initiant un Bon de Commande selon le workflow ci-joint.
- Les DA d’ajustement doivent rester exceptionnelles et justifiées.
Responsabilités
- Demandeur : s’assurer que la demande d’achat est correctement complétée, y compris le bon centre de coûts (CCT).
- Responsables CCT : veillent à ce que le budget soit correctement tenu, vérifient que les biens/services sont reçus conformément au contrat/devis, et formalisent cela par un reçu dans le système ERP.
Politique d’achat
- Implication du Service Achats à partir de 20 K€.
- Appel d’offres obligatoire (appel d’offres ou devis multiples).
- Inclusion des documents nécessaires (contrat, devis) pour une validation rapide.
Politique financière
- Acompte exceptionnel uniquement sur validation des Achats.
- Paiement sous 45 jours fin de mois.
Suivi et accompagnement
Le respect de ces règles sera contrôlé et des rapports réguliers seront envoyés.
Le Département des Finances est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et continue de travailler sur de nouvelles mesures de simplification.
Merci de transmettre cette information à vos équipes.
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